Tryb składania wniosku na podróż służbową poza granicę kraju

W związku z  ZARZĄDZENIEM Nr 46/2020 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie z dnia 14 lipca 2020 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 32/2020 Rektora AGH z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie stanu działalności Uczelni od 1 czerwca 2020 roku,

w okresie objętym zarządzeniem obowiązuje zakaz wyjazdów służbowych pracowników, doktorantów i studentów poza granice Polski, z wyłączeniem tych, na które zgodę wyraził Prorektor ds. Współpracy, na podstawie wniosku złożonego i zarejestrowanego w Dziale Współpracy z Zagranicą.

UWAGA!

Przed rozpoczęciem procedowania jakichkolwiek czynności związanych z wyjazdem służbowym poza granice Polski należy uzyskać pisemną zgodę na wyjazd od Prorektora ds. Współpracy.

Pismo w celu uzyskania zgody na wyjazd zagraniczny należy złożyć w DWZ (portiernia bud. C1 – skrytka DWZ).

Po uzyskaniu decyzji Prorektora ds. Współpracy informacja będzie przesyłana mailem przez DWZ do wnioskodawcy.

1. W celu uniknięcia wielokrotnego obiegu dokumentów wprowadzamy procedurę wstępnej elektronicznej weryfikacji dokumentów przed złożeniem ich w DWZ.

2. Po uzyskaniu zgody Prorektora ds. Współpracy na wyjazd służbowy poza granice Polski, skany kompletnych wniosków wraz z niezbędnymi załącznikami należy przesłać drogą mailową na adres wyjazdyzagraniczne@agh.edu.pl

3. W tytule maila należy zawrzeć informację: Wniosek oraz Wydział, tak aby dokument został bezpośrednio odebrany przez pracownika DWZ zajmującego się odpowiednim Wydziałem: www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/zespol-dwz-pracownik/

Internetowy system wniosków na podróż służbową poza granice kraju znajduje się na stronie: https://wnioski.dwz.agh.edu.pl

4.Kompletny  „WNIOSEK NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POZA GRANICĘ KRAJU”, musi być podpisany przez Dziekana lub Dyrektora jednostki pozawydziałowej wraz z załącznikami dostarczony w 4 egzemplarzach do Działu Współpracy z Zagranicą AGH, najpóźniej
na 10 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu.

Uwaga:  Studenci wyjeżdżający za granicę wypełniają wniosek jak dla pracowników, poza wyjazdem w ramach programu Erasmus+.

5. Do wniosku obowiązkowo należy dołączyć :

  • w przypadku wyjazdu na staże, konsultacje, szkolenia – kserokopię zaproszenia
    lub posiadaną korespondencję z ustalonym terminem i celem wyjazdu,
  • w przypadku wyjazdu na konferencję – potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru oraz dokumenty, z których wynika wysokość opłaty konferencyjnej.

6. Doktoranci, studenci, emeryci oraz osoby niezatrudnione w AGH oprócz ww. dokumentów są zobowiązani dołączyć do wniosku:

  • Kopię umowy cywilno-prawnej jeśli wyjazd jest finansowany z projektów
    naukowo-badawczych

oraz

W przypadku gdy wyjazd jest finansowany przez inną niż AGH jednostkę (np.: organizatora konferencji , stronę zapraszającą) należy taką informację zamieścić we wniosku.

To samo dotyczy ubezpieczenia; jeżeli osoba delegowana jest ubezpieczona na własny koszt lub przez inną jednostkę, należy również wpisać taką informację.

7. Płatność dokonana przez Dział Finansowy w formie bezgotówkowej (przelew) tytułem opłaty konferencyjnej lub hotelowej powinna być również odnotowana we wniosku z zaznaczeniem formy płatności – przelew AGH.

8. Gdy podróż służbowa przebiega przez kilka państw (tranzyt) delegowanemu przysługują diety pobytowe, w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa. Natomiast wysokość opłaty za noclegi należy obliczać w walucie i według limitu obowiązującego dla kraju, w którym nocleg będzie miał miejsce.

9. W sytuacji, gdy wyjazd służbowy jest finansowany z dwóch źródeł, do Wniosku należy dołączyć pisemną zgodę Prorektora ds. Nauki (wcześniej trzeba uzyskać odpowiednią adnotację w Centrum Obsługi Projektów, pawilon C-2 pok. nr 105). 

10. Gdy opłata za noclegi lub opłata za uczestnictwo podane są w innej walucie niż przewidują to przepisy (Załącznik do Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia  2013 r.), należy do Wniosku dołączyć pisemną informację.

11. W przypadku, gdy pracownik zadeklarował odbiór dewiz w banku - przed udaniem się do banku powinien zgłosić się do Działu Finansowego (paw. C-2, pok. nr 10) w celu odebrania Wniosków.

12. Warunkiem realizacji wniosku jest rozliczenie się delegowanej osoby
z poprzedniego wyjazdu.

13. Zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. osoba delegowana powinna rozliczyć całkowity koszt delegacji w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży.

14. Po akceptacji mailowej  przez pracownika DWZ skanów kompletnych wniosków
z pismem potwierdzającym zgodę właściwego prorektora na wyjazd oraz niezbędnymi załącznikami, dokumenty (w formie papierowej) należy złożyć:

- w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka DWZ, Wnioski o wyjazd finansowane ze środków wydziałowych lub dydaktycznych oraz wszystkie rozliczenia wyjazdów,  umieszczone w papierowej kopercie z danymi adresata oraz dopiskiem: DWZ pok. 109 b, opatrzonej pieczątką Wydziału lub nazwą Wydziału.

- w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka COP (wyjazdy finansowane z projektów, umów badawczych, grantów dziekańskich i itp.)

- w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka CTT  (wyjazdy finansowane z umów z przemysłem)

===================================================================

W związku z Zarządzeniem Rektora AGH w sprawie zagranicznych podróży służbowych (Zarządzenie nr 6/2019  Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie z dnia 12 lutego 2019 roku

Przypominamy:

1. Decyzję w sprawie wyjazdu osoby, której podróż jest finansowana przez inny wydział niż macierzysty osoby wyjeżdżającej, podejmuje dziekan wydziału macierzystego,
a zatwierdza finansowo dziekan wydziału finansującego wyjazd.

2. Decyzję w sprawie wyjazdu osoby, której podróż jest finansowana przez rektora lub prorektora podejmuje dziekan wydziału macierzystego, a finansowo zatwierdza rektor lub prorektor finansujący wyjazd.

3.W sytuacji, gdy wyjazd służbowy jest łączony z pobytem prywatnym dłuższym niż 3 dni, osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana dołączyć do faktury za bilet lotniczy dwie oferty od podmiotu sprzedającego bilety lotnicze – jedną ofertę na czas pobytu wyłącznie służbowego, drugą uwzględniającą terminy podróży związane z pobytem prywatnym. Oferty te muszą być sporządzone tego samego dnia, aby było możliwe realne porównanie cen lotów. Podmiot wydający dwie oferty powinien być związany umową z AGH.

4. W przypadku, gdy wartość drugiej oferty jest wyższa od pierwszej oferty, różnicę pokrywa osoba wyjeżdżająca na podstawie wystawionej przez AGH noty księgowej.

5. W przypadku przedłużenia wyjazdu służbowego o wyjazd prywatny obejmujący dni robocze, delegowany jest zobowiązany każdorazowo dołączyć do rozliczenia kserokopię karty urlopowej.

6. Wyjeżdżający zobowiązani są do ubezpieczenia się od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków. Wyjeżdżający są ubezpieczeni w ramach umowy podpisanej pomiędzy AGH a firmą ubezpieczeniową lub na koszt własny, pod warunkiem, że ubezpieczenie ma szerszy zakres od ubezpieczenia zagwarantowanego w ramach umowy. Szczegóły dotyczące ubezpieczenia w ramach obowiązującej umowy dostępne są na stronie http://www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/ubezpieczenia-pracownikow-doktorantow-studentow/

7. W przypadku przedłużenia pobytu służbowego o pobyt prywatny powyżej
3 dni, delegowany zobowiązany jest zwrócić Uczelni część kosztów ubezpieczenia przypadającą na pobyt prywatny – wpłata na konto AGH na podstawie wystawionej noty księgowej.

 

W razie problemów technicznych przy korzystaniu z systemu proszę zwracać się drogą mailową bezpośrednio do Administratora serwera: wumarex@agh.edu.pl