Rozliczenie wyjazdu

Rozliczenie kosztów służbowego wyjazdu zagranicznego  należy zrobić w serwisie wniosków, który znajduje się na stronie: https://wnioski.dwz.agh.edu.pl

W Dziale Współpracy z Zagranicą należy  złożyć:

1. Wypełniony formularz  Rozliczenia kosztów dewizowych w jednym egzemplarzu (nie później niż  14 dni od zakończenia wyjazdu służbowego)

2. Egzemplarz WNIOSKU NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POZA GRANICĘ KRAJU otrzymany przy odbiorze dewiz w banku

3. Wypełniony i potwierdzony przez Dziekana formularz Polecenia Wyjazdu Służbowego (druk delegacji) wraz z załącznikami:

  • bilet elektroniczny lub plan podróży oraz karty pokładowe lub adnotacja o tym, że karty pokładowe były tylko w formie elektronicznej - przy podróży samolotem
  • bilety kolejowe - przy podróży pociągiem
  • bilety autobusowe - przy podróży autobusem/autokarem
  • ewidencja przebiegu kilometrów w przypadku podróży samochodem
  • bilety, faktury gotówkowe w PLN
  • wszystkie rachunki/faktury dewizowe wystawione na AGH (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 33/04 z dnia 04.11.2004 r.). W sytuacji, gdy rachunek/faktura nie jest wystawiony na AGH należy wystąpić pisemnie o zgodę do Prorektora ds. Współpracy na rozliczenie poniesionych kosztów.
  • kartę z numerem polisy ubezpieczeniowej
  • oświadczenie o wyżywieniu do delegacji zagranicznej (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 7/15 z dnia 19.03.2015).
  • Formularz Rozliczenia kosztów podróży w celu realizacji zadań statutowych dla AGH zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 56/2013 z dnia 30 grudnia 2013 r. w sprawie    zasad realizacji w czasie podróży zadań statutowych dla AGH przez osoby niebędące pracownikami Uczelni (studenci, doktoranci, emeryci, osoby obce)
  • kserokopię faktury za bilet lotniczy

Pracownicy AGH koszty podróży rozliczają na druku Polecenia Wyjazdu Służbowego (druk delegacji) natomiast  doktoranci, studenci, emeryci i osoby niezatrudnione w AGH koszty podróży rozliczają w serwisie wniosków na dwustronnym formularzu   Rozliczenia wyjazdu zagranicznego.

 

PODSTAWOWE ZASADY ROZLICZANIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

1.  Czas pobytu za granicą określany jest  w zależności od rodzaju środka lokomocji:

Podróż samolotem

  • Za początek pobytu za granicą uważa się czas wylotu samolotu z ostatniego lotniska w kraju, jako koniec pobytu za granicą - czas lądowania na pierwszym lotnisku w kraju

Podróż innymi środkami lokomocji

  • Początek pobytu – dzień i godzina przekroczenia granicy polskiej,
  • Koniec pobytu – dzień i godzina przekroczenia granicy polskiej przy powrocie do kraju.

2. Wyliczenie ilości diet

  • Pierwsza dieta - pierwsze 24 godziny od momentu przekroczenia granicy.
  • Następne diety - to kolejne doby (24h).
  • Ostatnia dieta - w przypadku ostatniej, niepełnej doby pobytu za granicą:
  • do 8 godzin - 1/3 diety
  • ponad 8 godzin do 12 godzin - 1/2 diety
  • ponad 12 godzin - 1 pełna dieta

3. Inne wydatki podlegające rozliczeniu:

  • dieta dojazdowa, jej wysokość jest równa 1 diecie pobytowej
  • pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej - 10 % diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej
  • przy podróży samochodem nie przysługuje ani dieta dojazdowa, ani pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej
  • inne wydatki podlegające rozliczeniu np. uczestnictwo w konferencji na podstawie rachunku (wymagany oryginał), bilet (np.: przejazdu na liniach wewnętrznych - kolej, autobus)

4. Rozliczenie Tranzytu:

  • nocleg - rozliczenie na podstawie rachunku hotelowego, bez rachunku ryczałt noclegowy - 25% limitu,
  • dieta pobytowa - w wysokości diety kraju docelowego

5. Do rozliczenia wymagane są oryginały rachunków hotelowych. Rachunki muszą być wystawione w walucie wymienialnej lub w walucie otrzymanej zaliczki dewizowej. Każdy rachunek wystawiony w innej walucie niż waluta otrzymanej zaliczki dewizowej należy przeliczyć wg odpowiedniego kursu NBP lub PeKaO. W takim przypadku trzeba skontaktować się z DWZ, telefon nr: 32-57 lub 48-98.

6. W cenę noclegu nie mogą być wliczone inne świadczenia i usługi, np.:

  • rozmowy telefoniczne,
  • korzystanie z internetu, itp.

7. W przypadku wyjazdów, na rzecz których wnoszona była przelewem lub gotówką opłata konferencyjna należy do rozliczenia delegacji dołączyć wydruk z informacją, co w ramach wniesionej opłaty zostało zapewnione (zgodnie z Komunikatem Kwestora AGH nr 7/15 z dnia 19.03.2015).

8. Jeżeli opłata konferencyjna obejmuje wyżywienie wówczas należy dietę pobytową odpowiednio pomniejszyć - śniadanie 15% - obiad 30% - kolacja 30%.

9. Ryczałt za nocleg wynosi 25% limitu hotelowego.

10. Wyjazdy w ramach programów UE (np. ERASMUS+, ERASMUS MUNDUS, Programy Ramowe UE, itp.) podlegają najczęściej innym zasadom rozliczenia, określonym w poszczególnych kontraktach.

11. Rozliczenie kosztu noclegów powyżej kwoty limitu, wymaga dodatkowej zgody Dziekana oraz wyjaśnienia powodu skorzystania z droższego noclegu.  

12. W przypadku, gdy kwota rozliczonych kosztów dewizowych podróży służbowej przewyższa kwotę zaplanowanej zaliczki dewizowej istnieje możliwość odzyskania dodatkowych kosztów. Pismo o zwrot równowartości dodatkowych  kosztów należy kierować do Dziekana swojego wydziału. W piśmie należy uzasadnić  dodatkowe koszty oraz podać źródło finansowania.

Dodatkowych informacji związanych z rozliczaniem wyjazdów służbowych za granicę udziela Dział Współpracy z Zagranicą:

Paw. C-1, pok. 109 telefon nr  +48 12 617 48 98

Paw. C-1, pok. 109 telefon nr   +48 12 617 49 72

Paw. C-1, pok. 109 telefon nr  +48 12 617 32 57