Procedury zawierania umów międzynarodowych

Procedura zawierania umów międzynarodowych[1]

I. Zakres działalności Działu Współpracy z Zagranicą.

I.1 Dział Współpracy z Zagranicą (zwany dalej DWZ), zgodnie z § 21 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego AGH, odpowiada za: koordynację, ewidencję i obsługę administracyjną umów o współpracy pomiędzy AGH a zagranicznymi uczelniami, placówkami naukowo-badawczymi i organizacjami międzynarodowymi.

I.2 Zakres działalności DWZ obejmuje w szczególności następujące rodzaje umów:

1. Porozumienia Generalne o charakterze intencyjnym tzw. Memorandum
of Understanding.

2. Porozumienia o wspólnym kształceniu studentów w ramach podwójnego dyplomowania.

3. Umowy międzyinstytucjonalne w ramach programu ERASMUS+ oraz innych projektów dydaktycznych UE.

II. Reprezentant prawny AGH.

Zgodnie z zapisami Statutu AGH osobą uprawnioną do zawierania umów z partnerami zagranicznymi w imieniu Akademii jest Jego Magnificencja Rektor (por. art. 19 Statutu AGH: „Rektor podejmuje decyzje we wszystkich sprawach dotyczących Uczelni, /…../ a w szczególności/…../ zawiera umowy o współpracy z instytucjami krajowymi i zagranicznymi”).

III. Procedura zawierania Porozumień Generalnych

III.1  Porozumienia Generalne zawierane na wniosek jednostki organizacyjnej AGH.

a) Jednostka organizacyjna przygotowująca Porozumienie o współpracy pomiędzy AGH i uczelnią zagraniczną może skorzystać ze wzoru, który dostępny jest w DWZ (paw. C-1, pok. 108), w językach: polskim, angielskim, niemieckim, hiszpańskim, portugalskim, francuskim, rosyjskim oraz ukraińskim[2].

b) Przygotowane Porozumienie wraz z pismem przewodnim od Dziekana Wydziału adresowanym do Jego Magnificencji  Rektora AGH z prośbą o rozważenie jego zawarcia, należy dostarczyć do DWZ (paw. C-1, pok. 108). W piśmie przewodnim należy uzasadnić konieczność podpisania umowy; wykazać przyszłe korzyści płynące ze współpracy dla jednostki i Uczelni; podać źródła finansowania realizacji umowy, w szczególności kosztów podróży, zakwaterowania, pobytu i ubezpieczenia osób wyjeżdżających i przyjeżdżających, opłat za naukę w przypadku umów przewidujących wymianę studentów i doktorantów; ustalić sprawy własności intelektualnej będącej wynikiem wspólnych badań.

c) W przypadku samodzielnego sporządzenia umowy przez osobę zainteresowaną (bez wykorzystania wzoru umowy z DWZ), należy przekazać przygotowany tekst dokumentu do Zespołu Radców Prawnych (zwanego dalej ZRP), w celu jego zaopiniowania pod względem  formalno-prawnym.

d) Po wydaniu przez ZRP opinii i wprowadzeniu ewentualnych poprawek, tekst Porozumienia należy przetłumaczyć na język angielski, bądź właściwy dla kraju uczelni partnerskiej język urzędowy.

e) Następnie umowa wraz z pismem przewodnim od Dziekana Wydziału zostaje przedłożona (przez Kierownika DWZ) Prorektorowi ds. Współpracy, a potem przekazana do podpisu Jego Magnificencji Rektorowi AGH.

f) Jeżeli wszystkie wymienione powyżej przesłanki zostaną spełnione, wówczas procedura zostaje niezwłocznie zakończona.

III.2  Porozumienia Generalne zawierane na wniosek Uczelni Zagranicznej.

Jeżeli Uczelnia Zagraniczna przesyła drogą e-mailową, bądź listownie do Akademii Górniczo- Hutniczej, na Wydział z którym chce nawiązać współpracę propozycję Porozumienia Generalnego w języku angielskim, bądź innym, należy podjąć następujące działania:

a) Tekst Porozumienia należy przetłumaczyć na język polski (Studium Języków Obcych), następnie przedłożyć do ZRP, celem zaopiniowania pod względem  formalno-prawnym.

b) Jeżeli ZRP nie wniesie żadnych poprawek do tekstu należy Porozumienie przedłożyć do DWZ wraz z wnioskiem do Jego Magnificencji  Rektora AGH. Wniosek powinien  zawierać informację na temat Uczelni Partnerskiej oraz informacje odnośnie osoby kontaktowej w AGH.

c) W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń ze strony ZRP tekst  Porozumienia powinien zostać odpowiednio skorygowany i przesłany do Uczelni Partnerskiej w celu prowadzenia dalszych negocjacji.

     • Gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich  postanowień, które były przedmiotem negocjacji, Uczelnia Partnerska, powinna odesłać do AGH już podpisaną przez władze swojej uczelni ostateczną wersję Porozumienia i wówczas procedura zostaje zakończona.

    • Jeżeli natomiast Uczelnia Zagraniczna nie wyraża zgody na zmiany w tekście umowy, AGH będzie zmuszona odstąpić od nawiązania współpracy z tą uczelnią.

d) Jeżeli wszystkie wymienione powyżej przesłanki zostaną spełnione, wówczas procedura zostaje zakończona.

Uwagi:

a) Porozumienie powinno być sporządzone w języku urzędowym partnerów (w jęz. polskim i np. hiszpańskim jeśli partnerem jest uczelnia hiszpańska) lub w języku angielskim. Przedłożenie do podpisu wersji polskojęzycznej jest obligatoryjne w związku z art. 6 ustawy o języku polskim z dnia 7 października 1999 r., Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm., który formułuje taką dyrektywę.

b) Porozumienie sporządzone w języku polskim może mieć wersję lub wersje obcojęzyczne. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni zapisów Porozumienia jest wersja polskojęzyczna.

c) Po zawarciu Porozumienia jego oryginał należy przekazać do Biura Rektora AGH, kopie zaś do DWZ.


[1] Dotyczy tylko umów będących w zakresie kompetencji Działu Współpracy z Zagranicą AGH.

[2] Wzór Porozumienia Generalnego został opracowany przy współudziale Zespołu Radców Prawnych AGH.