FAQ Serwis Wniosków DWZ

FAQ Serwis Wniosków

1. Co zrobić jeśli wniosek wyjazdowy ma status „w przygotowaniu”?

Taki wniosek należy wydrukować, uzupełnić o podpisy, a następnie dostarczyć do biura DWZ (pok. 109). Wniosek zostaje przyjęty, a wtedy zmienia swój status w Serwisie Wniosków.

2. Jakie załączniki są potrzebne przy rozliczaniu podróży samolotem?

  • Wydruk biletu elektronicznego
  • Karty pokładowe

3. Ile wynosi dieta dojazdowa?

Dieta dojazdowa stanowi równowartość diety pobytowej w danym kraju.

(http://www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/diety-aktualne-stawki/)

4. Dlaczego przy rozliczaniu kosztów za noclegi koszty te generują się dwukrotnie?

Dzieje się tak, dlatego że kurs waluty został wpisany dwukrotnie w tabeli kursy walut.

5. W ilu egzemplarzach należy wydrukować wniosek wyjazdowy?

Wniosek wyjazdowy należy wydrukować w 4 egzemplarzach.

6. W ilu egzemplarzach należy dołączyć załączniki do wniosku wyjazdowego?

Załączniki należy dołączyć tylko w jednym egzemplarzu.

7. Jak należy rozliczyć wyjazd w Serwisie Wniosków w przypadku, gdy dewizy nie zostały pobrane przed wyjazdem?

System automatycznie zaciąga dane dotyczące pobrania dewiz zgodnie z wnioskiem wyjazdowym. W przypadku, gdy nie odebrano dewiz przed wyjazdem, tworząc rozliczenie w Serwisie Wniosków, należy w polu „kwota” (dewizy pobrane) wpisać 0.

8. Jak należy postępować przy rozliczaniu dojazdów w miastach?

System zaciąga dane z wniosku wyjazdowego. Tworząc rozliczenie, należy sprawdzić, czy ilość diet pobytowych jest zgodna z wnioskiem i odpowiednio przeliczyć dojazdy w miastach, których równowartość wynosi 10% diety pobytowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

9. Czy należy rozliczyć w Serwisie Wniosków delegację zagraniczną, nawet jeśli była bez kosztów ze strony AGH?

Tak. Każdy wniosek złożony w Serwisie Wniosków musi posiadać rozliczenie. Brak rozliczenia blokuje generowanie kolejnego wniosku na wyjazd.

10. Czy we wniosku na wyjazd za granicę należy wpisać wydatki, które zostały zapłacone przelewem przez AGH lub służbową kartę płatniczą?

Tak. Wszystkie koszty związane z wyjazdem powinny być ujęte we wniosku na wyjazd. W zależności od sposobu płatności w rubryce „płatność” należy wybrać opcję „przelew AGH” lub „służbowa karta płatnicza”.

11. Jaką formę wypłaty diet należy podać we wniosku na wyjazd w przypadku, gdy pracownik planuje odebrać dewizy w banku, a jaką gdy chce otrzymać przelewem na konto prywatne?

W każdym przypadku w rubryce „płatność” należy wpisać „gotówka”.

12. Co zrobić jeśli nie ma danej waluty w Serwisie Wniosków?

Należy skontaktować się z pracownikiem DWZ w celu ustalenia właściwego kursu waluty.

13. Co to jest: numer umowy; numer konta; symbol konta?

Numer konta – jest to numer konta bankowego złotówkowego lub walutowego, z którego wypłacane są środki na wyjazd zagraniczny.

Numer umowy – jest to numer, pod którym są zarejestrowane środki finansowe, np. 11.11.100…; 500.140.970… (dydaktyka); 18.18.110…;

Symbol konta – to oznaczenie konta bankowego złotówkowego lub walutowego, np. B, B1, F1, H, G

14. Co zrobić w sytuacji, gdy faktura/rachunek za nocleg jest w walucie lokalnej, a diety są wypłacane w innej walucie?

W takim przypadku przy rozliczeniu kosztów zakwaterowania w polu „waluta diet” należy wybrać walutę, w której była zaplanowana zaliczka na podróż. Natomiast w pozycji „waluta kosztu” należy wybrać walutę z faktury/rachunku za noclegi. Aby Serwis Wniosków mógł dokonać przeliczenia waluty w tabelce "kursy walut" należy wybrać potrzebne kursy i wpisać je do tabelki.

15. Jak powinna wyglądać faktura zagraniczna za hotel?

Na fakturze/rachunku zagranicznym za usługę hotelowe, a także za opłatę konferencyjną i inne rachunki należy podać nazwę nabywcy:

Akademia-Górniczo Hutnicza im. Stanisława  Staszica w Krakowie
al. Mickiewicza 30
30-059 Kraków

Dopuszczalne jest stosowanie skróconej nazwy Uczelni (AGH), a także nazwy Uczelni w języku obcym (http://www.dwz.agh.edu.pl/fileadmin/default/templates/css/j/dwz/system/Pliki/Nazwa_uczelni_w_j_obcych.pdf)

Na fakturze/rachunku może znajdować się również imię i nazwisko osoby, której faktura/rachunek dotyczy.

16. Nie pamiętam loginu

Należy skontaktować się z administratorem merytorycznym serwisu wioski: https://skos.agh.edu.pl/osoba/monika-stepniowska-8309.html

17. Nie pamiętam hasła

Należy upewnić się czy hasło wpisywane jest bez włączonego CapsLock. Kolejno należy skorzystać z usługi generowania nowego hasła: Jeśli nie pamiętasz hasła kliknij tutaj a stronie https://wnioski.dwz.agh.edu.pl. Przesłane mailem nowe hasło najlepiej przepisać, a nie wklejać (błąd white char-a). W przypadku problemów należy skontaktować się z administratorem merytorycznym serwisu wnioski: https://skos.agh.edu.pl/osoba/monika-stepniowska-8309.html

18. Nie posiadam dostępu do serwisu wnioski

Należy zarejestrować się w serwisie: https://wnioski.dwz.agh.edu.pl. Zakładka: Rejestracja.

19. Składany wniosek nie zapisuje się

Należy upewnić się czy wszystkie wymagane pola  (wykrzyknik / czerwony dymek) są prawidłowo wypełnione. Należy stosować się do wskazówek podanych czcionką typu bold przy tabelkach. Kwoty należy wpisywać nawet jeżeli wynoszą one zero (Planowane koszty dewizowe, Koszty zakwaterowania, Diety pobytowe, Stawka dzienna, etc.). Po wypełnieniu formularza należy wniosek zapisać (przycisk Save). W dalszej kolejności jeżeli nadal nie można zapisać wniosku należy wyczyścić cookies w przeglądarce dla strony https://wnioski.dwz.agh.edu.pl i ewentualnie wyczyścić cache przeglądarki. Może pomóc również restart przeglądarki lub systemu operacyjnego.

20. Mam zablokowany dostęp do składania wniosków

W takim przypadku serwis wyświetla komunikat: numer WZ nierozliczonego wniosku oraz liczbę dni od dnia powrotu z wyjazdu. Należy rozliczyć wniosek wyjazdowy w systemie. W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z administratorem merytorycznym serwisu wioski: https://skos.agh.edu.pl/osoba/monika-stepniowska-8309.html

21. Nie widzę swoich wniosków

Należy upewnić się czy nie ma dwóch (lub więcej) kont w systemie dla danej osoby i co się z tym wiąże wnioski nie są przypisane do innego. W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z administratorem merytorycznym serwisu wioski: https://skos.agh.edu.pl/osoba/monika-stepniowska-8309.html

22. Wystąpił inny problem

Należy pozyskać więcej danych (komunikat błędu Exxx z czerwonej ramki w prawym górnym rogu ekranu, warningi, errory, adres url w browserze; ver. OS, ver. browser, data/czas wystąpienia zdarzenia), udokumentować je (print screen-y) i przesłać na adres pomoc-it: http://pomoc-it.agh.edu.pl/potrzebuje-pomocy/